So verkleinern Sie ein PDF, das für die E-Mail zu groß ist

Der Vorgang ist fertig, der Lebenslauf oder die Mappe auch, und der Versand bricht ab: „Die Datei überschreitet die maximale Größe (25 MB).“ Gmail, Outlook und viele Formulare stoppen dort. Meist lässt sich ein PDF in wenigen Sekunden verkleinern, ohne es neu zu drucken und ohne es unlesbar zu machen.

Warum manche PDF so schwer werden

Ein PDF ist nicht „nur Text“. Hinter jeder Seite stecken Bilder, Schriften und manchmal Ebenen eines Scans. Je weniger diese Elemente optimiert sind, desto größer wird die Datei, auch wenn das Dokument kurz ist.

Bilder in hoher Auflösung

Ein Scan, ein Foto vom Telefon oder ein unkomprimiertes Bild machen den größten Teil des Gewichts aus. 300 dpi sind zum Drucken sinnvoll und für eine E-Mail oft zu viel. Das ist die häufigste Ursache für ein PDF, das Gmail ablehnt.

Seiten, Grafiken und Schriften summieren sich

Ein Bericht mit 40 Seiten, eingefügte Tabellen, Screenshots und mehrere eingebettete Schriften blähen die Struktur auf. Mehrere PDF zusammenzufügen, ohne sie vorher zu verkleinern, verschlimmert das Ergebnis: Bilder in voller Auflösung stapeln sich.

Der schnellste Weg, ohne Installation

Für einen einzelnen Versand brauchen Sie kein kostenpflichtiges Desktop-Programm. Ein Online-Werkzeug reicht in den meisten Fällen: es verkleinert die Bilder und optimiert die Datei, mit einem am Bildschirm lesbaren Ergebnis.

So komprimieren Sie ein großes PDF in One2PDF

  1. Öffnen Sie das Werkzeug zum Komprimieren von PDF.
  2. Ziehen Sie das Dokument in den Upload-Bereich (Computer oder Telefon).
  3. Lassen Sie das Werkzeug Bilder und Struktur optimieren. Wählen Sie eine stärkere Stufe, wenn die Datei über 25 MB bleibt.
  4. Laden Sie das neue PDF herunter, bereit für die E-Mail.

Wenn die Datei trotzdem zu schwer bleibt

Erst komprimieren, dann zusammenfügen

Wenn Sie einen Vertrag, Anlagen und einen Scan bündeln müssen, verkleinern Sie zuerst jedes PDF und fügen Sie sie danach zusammen. Eine bereits komprimierte Datei lässt sich leichter kombinieren als ein Stapel von Originalen in voller Auflösung. Das Werkzeug PDF zusammenfügen hält die Reihenfolge der Miniaturen.

Fotos vorher verkleinern

Wenn das PDF aus Handyfotos besteht, wandeln Sie sie mit JPG in PDF um, nachdem die Bilder selbst kleiner sind. Ein Foto mit 12 Megapixeln muss für eine E-Mail nicht in Druckqualität vorliegen.

Kurz gesagt

PDF komprimieren